Office Manager*in in Düsseldorf (m/w/d)

Über uns

Als exklusives IT-Beratungsunternehmen bieten wir innovative IT-Services und leistungsstarke Technologielösungen und -plattformen für marktführende Unternehmenskunden. Wir sind bekannt dafür, dass wir unseren Kunden stets den Wettbewerbsvorsprung verschaffen, den sie für die Gestaltung ihrer digitalen Zukunft benötigen. beON zeichnet sich durch eine flache und agile Struktur mit einer internationalen sowie modernen Unternehmenskultur aus. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Kiel und weitere Büros bzw. Schulungszentren in Düsseldorf, München, Wien sowie Hyderabad (Indien). Unsere Mitarbeiter sind die Quelle unseres Erfolgs und wir schätzen die Zusammenarbeit. Unabhängig von Ihrem Standort sind Sie Teil einer engagierten, vielfältigen Gemeinschaft und können Ihr volles Potenzial entfalten.

 

Ihre Vorteile

Wenn Sie bereit sind, Verantwortung zu übernehmen, sind Sie bei uns genau richtig. Bei der Stelle handelt es sich um eine unternehmensinterne Funktion im beON-Büro Düsseldorf. Während Ihrer Zeit bei uns können Sie Ihren eigenen Verantwortungsbereich stetig ausbauen und kreativ und selbstständig arbeiten. Eine kontinuierliche Lernkurve ist garantiert. Neben einem modernen Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen bieten wir Ihnen eine gesunde Work-Life-Balance und motivierende Anreize. Sie werden in ein wertschätzendes Umfeld eingebettet, das auf Transparenz, Fairness und Spaß an der Arbeit setzt. Die positive Atmosphäre im Unternehmen wird in der Regel durch Teamevents wie die sommerlichen Office-Partys oder Oktoberfestbesuche und die Weihnachtsfeiern im Dezember verstärkt.

    • Art der Anstellung: unbefristetes Arbeitsverhältnis
    • Arbeitspensum: Vollzeit oder Teilzeit (beides ist möglich)
    • Standort: Büro Düsseldorf, Nordstraße 116, 40477 Düsseldorf
    • Sprachen: Englisch und/oder Deutsch
    • Beginn: so bald wie möglich, nach Absprache
    • Das Gehalt hängt von der Erfahrung und dem Fachwissen des Bewerbers ab

 

Verantwortlichkeiten

  • Als administrative*r Office Manager*in sind Sie der/die erste Ansprechpartner*in für die Mitarbeiter*innen von beON in allen Fragen der Verwaltung und Organisation.
  • Sie sind verantwortlich für das Büromanagement, einschließlich Post, E-Mail-Posteingang, Telefon, schriftliche und telefonische Korrespondenz
  • Sie arbeiten eng mit den Office Managern in Kiel und München zusammen
  • Verwaltung des Türöffnungssystems des Düsseldorfer Büros: digitale Zugangskarten und mobile App
  • Verwaltung und Beschaffung von Büromaterialien (Getränke), Schlüsseln und Lagerung
  • Verwalten von bürobezogenen Dokumenten in der Datenbank
  • Unterstützung der Geschäftsführung: Organisation und Vorbereitung von CEO-Senior Management Meetings, Reiseplanung und -abrechnung sowie Vorbereitung von Terminen in Düsseldorf
  • Koordinierung mit externen Dienstleistern; Vertragsmanagement von Lieferanten und Dienstleistern.
  • Koordination von externen Dienstleistern (Reinigungsfirma etc.); Vertragsmanagement von Lieferanten und Dienstleistern in Düsseldorf
  • Instandhaltung der Düsseldorfer Büroeinrichtung und Koordination von Reparaturen oder Innenausbauten
  • Verwaltung der Postzustellungen in und aus dem Düsseldorfer Büro
  • Verfolgung der Düsseldorfer Ausgaben und Rechnungen und Weiterleitung an das Buchhaltungsteam im Kieler Büro
  •  Mitarbeit im Veranstaltungsteam sowie Mitwirkung bei der Organisation von internen Teambuildingmaßnahmen und gemeinsamen Mittagessen
  • Bereitstellung von IT-Ersthilfe in Bezug auf IT-Bürogeräte wie Drucker und Monitore
  • Unterstützung bei dem Onboarding und dem Mentoring von Neueinsteigern und Praktikanten in Düsseldorf
  • Unterstützung beim Offboarding von ausscheidenden Mitarbeitern in Düsseldorf
  • Unterstützung bei der Einführung, Nutzung und Aktualisierung von automatisierten digitalen Büroprozessen
  • Projektmanagement-Office-Tätigkeiten sind möglich, aber nicht verpflichtend

 

Qualifikationen

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium oder vergleichbare Qualifikation
  • Sie haben bereits erste Berufserfahrung als Bürokaufmann/-frau gesammelt
  • Souveräner und sicherer Umgang mit Microsoft Office Programmen wie Word, Excel und PowerPoint
  • Sie zeichnen sich durch ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Struktur, Ordnungsliebe, Serviceorientierung sowie ein freundliches und professionelles Auftreten aus
  • Sie arbeiten gerne in einem internationalen Teamumfeld
  • Erfahrungen im Bereich Project Management Office sind von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich
  • Erfahrungen in der First-Level-IT-Kundenbetreuung wären von Vorteil, sind aber nicht zwingend erforderlich
  • Interesse an der Einführung von automatisierten Büroprozessen
  • Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und/oder Deutsch wäre von Vorteil.

 

Kontaktieren Sie uns

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung mit einem aktuellen Lebenslauf. Wir wissen, dass Sie sehr beschäftigt sind und verzichten auf ein Anschreiben. Bitte geben Sie in der Betreffzeile Ihrer E-Mail-Bewerbung die Stellenbezeichnung “Office Manager*in (m/w/d)Düsseldorf” an.

Wir freuen uns auf Ihre Nachricht an die folgende E-Mail-Adresse: careers@beon.net